一是前期資料，前期資料應(yīng)分為兩部分：編制監(jiān)理單位前期資料與收集施工單位前期資料。監(jiān)理資料中，監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、各專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收方案等是開(kāi)展監(jiān)理工作的指向標(biāo)。各類(lèi)前期方案中工程概況、監(jiān)理工作范圍、工作程序、監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)等一應(yīng)俱全，一個(gè)概括全面、內(nèi)容完善的監(jiān)理規(guī)劃可以讓外行人在看完后也會(huì)對(duì)工程情況及監(jiān)理工作情況有初步的了解，所以很多人檢查監(jiān)理資料時(shí)習(xí)慣性關(guān)注各種前期指導(dǎo)性方案。

　　二是隨著工程施工的逐步進(jìn)展，從由建設(shè)單位提出的工程變更、技術(shù)核定等到由施工單位上報(bào)的工程報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)審、各種材料的合格證及檢測(cè)報(bào)告等，都應(yīng)及時(shí)收集、整理。對(duì)施工單位報(bào)審的資料，經(jīng)過(guò)監(jiān)理工程師審核簽字，作為資料員也應(yīng)該認(rèn)真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求。施工材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)也應(yīng)做好見(jiàn)證取樣登記臺(tái)帳、材料進(jìn)出場(chǎng)臺(tái)帳的工作。對(duì)于各方往來(lái)的文件做好收發(fā)文登記，對(duì)工程變更、技術(shù)核定等涉及工程施工的資料，還必須及時(shí)傳遞給每一位相關(guān)的監(jiān)理人員，使他們及時(shí)了解工程的變更、信息。

　　三是隨著工程主體結(jié)構(gòu)臨近完工，各種分包工作隨之進(jìn)入，如塑鋼門(mén)窗、外墻涂料、屋面防水、室內(nèi)電梯安裝等裝飾工程，這時(shí)除了繼續(xù)要督促分包單位搞好工程報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)驗(yàn)等工作，還要督促總包方對(duì)分包單位的相關(guān)資質(zhì)、資料的報(bào)審，包括審核分包單位資質(zhì)、人員崗位證書(shū)、材料的質(zhì)保資料等等。當(dāng)然，各施工單位資料員的水平層次不齊，可能會(huì)出現(xiàn)同樣內(nèi)容的報(bào)表會(huì)有幾種不同的樣式表格出現(xiàn)。這就需要監(jiān)理部建議業(yè)主對(duì)各家單位資料員集中培訓(xùn)，統(tǒng)一表格及規(guī)范填寫(xiě)。如業(yè)主因各種原因未對(duì)其培訓(xùn)，監(jiān)理部可以在征得業(yè)主同意后，將業(yè)主認(rèn)可的資料表格及填寫(xiě)方式對(duì)各施工單位資料員進(jìn)行交底。

　　四是裝飾工程臨近結(jié)束時(shí)，就要為工程驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。此時(shí)，監(jiān)理資料員就要將開(kāi)工以來(lái)所有資料全部整理起來(lái)，協(xié)助總監(jiān)理工程師編寫(xiě)工程竣工報(bào)告，準(zhǔn)備驗(yàn)收。當(dāng)驗(yàn)收完畢，監(jiān)理資料員除了整理所有資料，還應(yīng)協(xié)助現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師督促施工單位對(duì)工程維修中存在的問(wèn)題進(jìn)行整改、完善和落實(shí)。

　　作為監(jiān)理資料員，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，因?yàn)榧夹g(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)，多方面的來(lái)補(bǔ)充自身的不足，才能適應(yīng)發(fā)展的需要。對(duì)其它工程的資料做得好的方面，應(yīng)該虛心學(xué)習(xí)、吸取經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)與其他監(jiān)理、施工人員的相互交流、相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短、不斷提升自身業(yè)務(wù)水平，真正做好監(jiān)理資料員的本職工作，為今后的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。