一是前期資料，前期資料應分為兩部分：編制監(jiān)理單位前期資料與收集施工單位前期資料。監(jiān)理資料中，監(jiān)理規(guī)劃、細則、各專項驗收方案等是開展監(jiān)理工作的指向標。各類前期方案中工程概況、監(jiān)理工作范圍、工作程序、監(jiān)理組織機構(gòu)等一應俱全，一個概括全面、內(nèi)容完善的監(jiān)理規(guī)劃可以讓外行人在看完后也會對工程情況及監(jiān)理工作情況有初步的了解，所以很多人檢查監(jiān)理資料時習慣性關(guān)注各種前期指導性方案。

　　二是隨著工程施工的逐步進展，從由建設(shè)單位提出的工程變更、技術(shù)核定等到由施工單位上報的工程報驗、材料報審、各種材料的合格證及檢測報告等，都應及時收集、整理。對施工單位報審的資料，經(jīng)過監(jiān)理工程師審核簽字，作為資料員也應該認真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求。施工材料進場時也應做好見證取樣登記臺帳、材料進出場臺帳的工作。對于各方往來的文件做好收發(fā)文登記，對工程變更、技術(shù)核定等涉及工程施工的資料，還必須及時傳遞給每一位相關(guān)的監(jiān)理人員，使他們及時了解工程的變更、信息。

　　三是隨著工程主體結(jié)構(gòu)臨近完工，各種分包工作隨之進入，如塑鋼門窗、外墻涂料、屋面防水、室內(nèi)電梯安裝等裝飾工程，這時除了繼續(xù)要督促分包單位搞好工程報驗、材料報驗等工作，還要督促總包方對分包單位的相關(guān)資質(zhì)、資料的報審，包括審核分包單位資質(zhì)、人員崗位證書、材料的質(zhì)保資料等等。當然，各施工單位資料員的水平層次不齊，可能會出現(xiàn)同樣內(nèi)容的報表會有幾種不同的樣式表格出現(xiàn)。這就需要監(jiān)理部建議業(yè)主對各家單位資料員集中培訓，統(tǒng)一表格及規(guī)范填寫。如業(yè)主因各種原因未對其培訓，監(jiān)理部可以在征得業(yè)主同意后，將業(yè)主認可的資料表格及填寫方式對各施工單位資料員進行交底。

　　四是裝飾工程臨近結(jié)束時，就要為工程驗收做好準備。此時，監(jiān)理資料員就要將開工以來所有資料全部整理起來，協(xié)助總監(jiān)理工程師編寫工程竣工報告，準備驗收。當驗收完畢，監(jiān)理資料員除了整理所有資料，還應協(xié)助現(xiàn)場監(jiān)理工程師督促施工單位對工程維修中存在的問題進行整改、完善和落實。

　　作為監(jiān)理資料員，還應該不斷學習新知識，因為技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學習，多方面的來補充自身的不足，才能適應發(fā)展的需要。對其它工程的資料做得好的方面，應該虛心學習、吸取經(jīng)驗。通過與其他監(jiān)理、施工人員的相互交流、相互學習，取長補短、不斷提升自身業(yè)務(wù)水平，真正做好監(jiān)理資料員的本職工作，為今后的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。