項目采購管理包括從執(zhí)行組織之外獲取貨物和服務(wù)的過程（process）這些過程之間以及與其他領(lǐng)域的過程之間相互作用。如果項目需要，每一過程可以由個人、多人或團體來完成。

采購成本降到最低對公司利潤的增長是重要的，但更重要的是，應(yīng)該考慮項目生命周期內(nèi)的最低整體采購成本。在實際采購工作中，很多招標(biāo)單位通常只關(guān)注承包方的投標(biāo)報價，而忽視了招標(biāo)成本、建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項目整體采購成本。

1、招標(biāo)成本

首先要考慮發(fā)出招標(biāo)要約前的行為，招標(biāo)方需要確定目標(biāo)、調(diào)查主題、編寫需求建議書（RFP）考察和認同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授權(quán)、尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。該過程可能需要整個合同價的2%到5%.

然后，競標(biāo)者需要對招標(biāo)方的招標(biāo)文件制定其投標(biāo)建議書，費時又費錢，每個競標(biāo)者在競標(biāo)說明上都要花費合同價的約1%到6.7%的成本。如果有五個競標(biāo)者，該成本將達到合同價的5%到30%.表面上看來，這筆款項由競標(biāo)者承擔(dān)；但是，從長遠看是由招標(biāo)方承擔(dān)。因為競標(biāo)者總把競標(biāo)成本直接加在每次競標(biāo)的項目上。

評標(biāo)程序開始后，招標(biāo)方需做包括開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、談判、批準(zhǔn)等事項。這個總成本可能占合同價的2%到5%.如果因為某種原因必須重新招標(biāo)時，這部分成本將大幅增加。

因此，對于一般行業(yè)來說，競標(biāo)的總成本可能占到合同價的10%到50%.無論招標(biāo)方處于何種行業(yè)，降低招標(biāo)成本都是一種責(zé)任。

2、建設(shè)成本

建設(shè)成本是投標(biāo)報價的主要依據(jù)，往往是買賣雙方關(guān)注的重點。一般包括如下幾個方面：前期準(zhǔn)備、正式建設(shè)費用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付和保險、相關(guān)手冊、對員工和管理者的培訓(xùn)等。

3、所有權(quán)損耗成本

所有權(quán)損耗成本指長期損耗成本，包括項目運營成本和處置成本。項目運營成本可能會持續(xù)多年，并且可能是前期費用的許多倍；在設(shè)備瀕于報廢之時還需考慮其銷毀或處理的處置成本。

綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀點看待實際采購價，幫助買方選擇最好的方案。