4）文件化

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)保持最新與充分的并適合企業(yè)實際特點的職業(yè)健康安全管理體系文件，以確保建立的職業(yè)健康安全管理體系在任何情況下（包括各級人員發(fā)生變動時）均能得到充分理解和有效運(yùn)行。

　　職業(yè)健康安全管理體系文件應(yīng)以適合自身管理的形式（如書面或電子形式）予以建立與保持，并應(yīng)包括下列內(nèi)容：

　　（1）職業(yè)健康安全方針和目標(biāo)；

　?。?）職業(yè)健康安全管理的關(guān)鍵崗位與職責(zé)；

　?。?）主要的職業(yè)健康安全風(fēng)險及其預(yù)防和控制措施；

　?。?）職業(yè)健康安全管理體系框架內(nèi)的管理方案、程序、作業(yè)指導(dǎo)書和其他內(nèi)部文件。

　　5）文件與資料控制

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)制定書面程序，以便對職業(yè)健康安全文件的識別、批準(zhǔn)、發(fā)布和撤銷以及職業(yè)健康安全有關(guān)資料進(jìn)行控制，確保其滿足下列要求：

　?。?）明確體系運(yùn)行中哪些是重要崗位以及這些崗位所需的文件，確保這些崗位得到現(xiàn)行有效版本的文件。

　　（2）無論在正常還是異常情況（包括緊急情況）下，文件和資料都應(yīng)便于使用和獲取。例如，在緊急情況下，應(yīng)確保工藝操作人員及其他有關(guān)人員能及時獲得最新的工程圖、危險物質(zhì)數(shù)據(jù)卡、程序和作業(yè)指導(dǎo)書等。

　?。?）職業(yè)健康安全管理體系文件應(yīng)書寫工整，便于使用者理解，并應(yīng)定期評審，必要時予以修改。

　　（4）傳達(dá)到企業(yè)內(nèi)所有相關(guān)人員或受其影響的人員。

　?。?）建立現(xiàn)行有效并需控制的文件與資料發(fā)放清單，并采取有效措施及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回或防止誤用。

　?。?）根據(jù)法律、法規(guī)的要求和（或）保存知識的目的，對留存的檔案性文件和資料應(yīng)予以適當(dāng)標(biāo)識。

　　6）記錄與記錄管理

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位建立和保持程序，用來標(biāo)識、保存和處置有關(guān)職業(yè)健康安全記錄。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位的職業(yè)健康安全記錄應(yīng)填寫完整、字跡清楚、標(biāo)識明確，并確定記錄的保存期，將其存放在安全地點，便于查閱，避免損壞。重要的職業(yè)健康安全記錄應(yīng)以適當(dāng)方式或按法規(guī)要求妥善保護(hù)，以防火災(zāi)和損壞。

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