1）為完整收集，妥善保管監(jiān)理工作中資料，便于準(zhǔn)確，及時(shí)查閱日常工作的內(nèi)容，真實(shí)反映項(xiàng)目監(jiān)理實(shí)施的全過(guò)程，總結(jié)監(jiān)理工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，制訂本制度。

2）本制度所指資料是指與項(xiàng)目有關(guān)的書面材料，內(nèi)容包括行政、技術(shù)、會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)簽證，資料可以是電報(bào)、函件、圖紙，手令等。

3）建立項(xiàng)目往來(lái)文件、圖紙收發(fā)臺(tái)帳，并由專職檔案員負(fù)責(zé)；

4）監(jiān)理部對(duì)內(nèi)、外均必須遵循嚴(yán)格的文件收發(fā)制度，收到或發(fā)出文件必須要有經(jīng)手人簽字。

5）其他人簽收的文件、圖紙應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交專職檔案員，以便確認(rèn)資料完整性、準(zhǔn)確性和有效性；

6）專職檔案員定期對(duì)文件、圖紙收發(fā)情況進(jìn)行整理、匯總并報(bào)總監(jiān)理工程師批閱；

7）監(jiān)理部對(duì)外發(fā)出的指令或通知書，必須有總監(jiān)理工程師簽名，送至接受方后，需有接受人員簽收；

8）所有文件要及時(shí)進(jìn)行歸檔、存檔，資料管理應(yīng)做到外觀整齊，編排有序，堆放有別，并同時(shí)建立檔案電子信息目錄，便于信息匯總和調(diào)閱；

9）有關(guān)部門下發(fā)的文件要及時(shí)簽收登記，并迅速送相關(guān)單位或人員傳閱，傳閱后由檔案員歸檔保存。