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（一）、城建檔案管理規(guī)定

1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫(xiě)或黑色碳素印墨打印，采用復(fù)寫(xiě)的應(yīng)使用單面碳素復(fù)寫(xiě)紙，填寫(xiě)或打印的首份用于上交城建檔案館；

2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項(xiàng)目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章，單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊(cè)全稱(chēng)并加蓋公章；

（二）、收文程序

來(lái)文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔

1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；

2、按照文件規(guī)定的分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的文件登記在一張表上。

（三）、資料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時(shí)處理

第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；

專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章→返回發(fā)文單位

第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的；

專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）批準(zhǔn)→轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位

第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；

專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章→公司蓋章→返回發(fā)文單位

第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；

專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→歸檔

第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。

專(zhuān)業(yè)簽閱→歸檔

（四）、發(fā)文程序擬稿→審稿→簽發(fā)

1、會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；

2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

3、根據(jù)授權(quán)，發(fā)文內(nèi)容必須通過(guò)項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定稿；

4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后，方可發(fā)出；

5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。

（五）、收、發(fā)文登記

1、收文和發(fā)文分開(kāi)登記；

2、按資料分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的登記在一起；

3、經(jīng)濟(jì)簽證獨(dú)立登記；

4、工程變更獨(dú)立登記（總監(jiān)登記）；

5、多個(gè)單位工程的項(xiàng)目、多個(gè)分段的市政工程，項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)實(shí)際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。

（六）、資料收集

資料收集范圍：政府部門(mén)、業(yè)主、各參建單位、設(shè)備材料供應(yīng)商、項(xiàng)目周邊情況資料、本公司以及監(jiān)理小組資料。

（七）、資料編號(hào)

1、城建檔案和公司統(tǒng)一規(guī)定資料編號(hào)為：A承建商類(lèi)、B監(jiān)理類(lèi)、C監(jiān)理內(nèi)部使用類(lèi)、D勘察設(shè)計(jì)類(lèi)、E業(yè)主類(lèi)；

2、各工程項(xiàng)目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號(hào)如下：

（1）、發(fā)文編號(hào)：采用MMi-Ni-XX形式；

MM：表示工程項(xiàng)目名稱(chēng)漢語(yǔ)拼音的字頭。如“HW”表示“華為”，“i”表示棟號(hào)或區(qū)段號(hào)；

Ni：表示政府和公司統(tǒng)一管理的資料分類(lèi)號(hào)。如“B4”表示“開(kāi)工令”，“C2”表示“工程進(jìn)度跟蹤表”；

XX：表示流水號(hào)。如1，2，3，……N。

（2）、收文編號(hào)：按城建檔案規(guī)定的分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的登記在一起，然后按照收文順序編寫(xiě)流水號(hào)；

3、若項(xiàng)目有多個(gè)單位工程或區(qū)段，將資料按驗(yàn)收棟號(hào)或區(qū)段分開(kāi)后再編號(hào)。

（八）、資料歸檔

1、按A、B、C、D、E分五大類(lèi)分別歸檔；

2、每大類(lèi)采用公司統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類(lèi)編號(hào)分開(kāi)；

3、上交檔案館的資料由公司資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。

（九）、向公司移交資料

分類(lèi)→裝訂→上交

1、每月上交公司歸檔資料（見(jiàn)附表），按照城建檔案和公司的規(guī)定劃分為：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類(lèi)，分別裝訂成冊(cè)；

2、每月28日前須將本月資料整理好上交公司；

3、現(xiàn)場(chǎng)資料員向公司上交資料時(shí)，應(yīng)填好“資料目錄”表，并由交接人簽字。

（十）、監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)監(jiān)理臨時(shí)移交

（十一）、向檔案館移交資料

（十二）、資料借閱

（十三）、資料信息化管理

通過(guò)計(jì)算機(jī)完成的資料都必須拷貝存盤(pán)，月底與資料一起上交公司。

（十四）、資料保管

1、資料員負(fù)責(zé)好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作；

2、監(jiān)理小組常用的資料，應(yīng)自留復(fù)印件或拷貝保存，以備查閱。

（十五）、失效資料處理

工程竣工后項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）負(fù)責(zé)將剩余的資料上交公司。

（十六）、總監(jiān)、資料員的責(zé)任

總監(jiān)對(duì)監(jiān)理資料的管理負(fù)監(jiān)督和管理責(zé)任。